העמותה

הדף הראשי
על העמותה
על המועדון
הגרעינים
הפעילים
התנדבות

הדף הראשון

הדף הראשון
הפורום
הגילדה
הפאה החמישית
הארכיון

נהלי העמותה

אירועים ומחירים

1. בכל אירוע מתומחר של העמותה יזכו חברי המועדון להנחה של לפחות 10% או 10 ש"ח ביחס למי שאינם חברי מועדון. הכלל האמור נכון גם לגבי מוצרים אחרים של העמותה (לדוגמא- אוגדנים).
2. במידה ובעת אירוע מטעם העמותה נודע למארגנים כי הביטוח שהונפק לאירוע בוטל, ו/או מתגלה פגם מהותי בסידורי האבטחה ו/או בביטחונות שקיבלה העמותה ו/או בכל התחייבות מהותית אחרת לשלום המשתתפים, חייבים המארגנים להודיע לועד אשר יכנס ישיבת חירום בנושא לאלתר.

חסויות

1. לחברות מסחריות יתאפשר מתן חסות באירועי עמותה, וזאת בכפוף להסכמת המארגנים, ותוך שמירה על קיום הסעיפים הבאים בפרק זה. כמו כן תתאפשר להן, בפניה למארגנים, הקמת דוכן בכנס העמותה, לפי הקריטריונים הנהוגים בכנס, וזאת בכפוף לחתימה על חוזה מול ועד העמותה ובתמורה לתשלום סביר.

שיתוף פעולה עם גורמי חוץ

1. על המעוניין בהעתקת חומרים מאתר העמותה לקבל אישור מכותב החומר אותו הוא מעוניין להעתיק בנוסף לדרישה לקשר לאתר העמותה מהמקום בו מופיע החומר שהועתק.

פעילים ובעלי תפקידים בעמותה

1. במקרים הבאים לא יוכל אדם להחזיק בכפל תפקידים בעמותה ובגוף חיצוני:
   1. באם מחזיק אדם בתפקיד חיצוני לעמותה אשר בשלו נוצר חשש סביר כי לא יוכל לבצע תפקיד מסוים בעמותה כנדרש ע"י העמותה (כלומר, חשש סביר לניגוד אינטרסים), לא יתאפשר לאותו האדם להחזיק בתפקיד האמור במסגרת העמותה.
   2. אדם לא יוכל לכהן בתפקיד בעמותה במקביל לתפקיד בגוף אחר באם קיים חשש סביר כי ייהנה (בצורת שכר, קידום, וכו') במסגרת תפקידו בגוף האחר כתוצאה מהחלטות, מידע ותחומי השפעה שיקבל במסגרת תפקידו בעמותה.
2. פעיל אשר במסגרת פעילותו הגיע לעיונו מידע רגיש, אשר נוגע לצנעת הפרט או לסודות מסחריים, ינהג בו במידת הדיסקרטיות הראויה. יצוין כי לחברי עמותה אף קיימת מחויבות חוקית ברוח זאת.
3. מארגן הפועל תחת הועד בתחום מסוים, עצמאי לקבל החלטות בתחום אחריותו, למעט מקרים בהם נאמר מפורשות אחרת בנוהל, או במקרים בהם הוא או הועד סבורים כי יש צורך בהתייעצות ביניהם.
4. פעיל האחראי מטעם ועד העמותה על פעילות, יעביר לועד את הפרטים הבאים עם תחילת עבודתו:
   1. תוכנית כלכלית, הכוללת צפי הוצאות וצפי הכנסות.
   2. לוח זמנים לשלבי הארגון.
5. אחראי התחומים מטעם העמותה ידווחו לוועד העמותה על כל החלטה או עדכון שהתקבלו בתחומם, זמן קצר ככל האפשר לאחר קבלת ההחלטה ולא יאוחר מיום טרם עריכת דיון ועד.

הועד והמליאה

1. ישיבות הועד הן ישיבות סגורות לחברי הועד בלבד. אדם יוכל להגיע לישיבת הועד במידה וידע את הועד וקיבל את הסכמתו של לפחות חבר ועד אחד.
2. על הועד להבהיר את צורת ההתקשרות בין הועד ובין הפעילים, כך שכל פעיל ידע למי מחברי הועד לפנות בכל נושא.
3. קבלת חברים חדשים לעמותה ובחירות למוסדות העמותה יתנהלו באופן הבא:
   1. הודעות על התמודדות לתפקידי הועד וועדת הביקורת ניתן להגיש החל מחודש לפני מועד הבחירות בלבד.
   2. הגיש אדם בקשה להצטרף לעמותה עד חודשיים לפני מועד הבחירות לאחד מתפקידי הועד, והחליט הועד לקבל את הבקשה, מועד תחילת חברותו בעמותה יהיה יום לאחר הכרעה בבחירות אלה.

החזרי הוצאות

בהתאם להחלטות האסיפה, הוועד יעניק החזרי הוצאות חלקיים לפעילים (תוך שאיפה להחזרי הוצאות מלאים ככל שניתן), וזאת בהתאם לשיקול דעת הועד תוך התחשבות בתפקידו של הפעיל ובמצבו הכלכלי. הכללים לפיהם יוענקו החזרי הוצאות הם:

1. החזר הוצאות במסגרת אירוע של העמותה יהיו חלק מתקציב האירוע, ובסמכותו של מנהל האירוע, זאת בכפוף לביקורת של גזבר העמותה.
2. החזרי הוצאות שלא כחלק מאירוע יוגשו לגזבר העמותה ויאושרו על ידי ועד העמותה.
3. הפיקוח והאישור הסופי של אופן חלוקת ההחזרים בין הפעילים השונים המעורבים בפעילות יעשה על ידי ועד הגרעין האחראי, או על-ידי ועד העמותה במידה ומדובר בפעילות שתחת פיקוחו הישיר. הקריטריונים לחלוקה יהיו כפי שקבעה אסיפת העמותה (קרי, תפקיד הפעיל ומידת הצורך הכלכלי של הפעיל בהחזר)
4. בנוגע להחזרי הוצאות לפעילים שלא במסגרת תקציב אירוע מוגדר (אירוע מוגדר פירושו אירוע חד פעמי התחום לתאריכים מסוימים – כנס, לדוגמא) – מדובר בפעילי גרעינים בעלי תפקיד קבוע (חברי ועדי גרעינים, אחראי הרצאות) או בפעילים אשר לאורך תקופה היו פעילים במספר רב של אירועים נפרדים. פעילים כאלו יהיו רשאים לפנות לוועד הגרעין האחראי או ישירות לוועד העמותה (במידה והפעילות איננה כולה במסגרת גרעין מסוים) בבקשה לקבלת החזר הוצאות. ועד הגרעין רשאי להמליץ על מתן החזר הוצאות לפעיל בכפוף לתוכנית הכלכלית הכוללת שלו. כל החזר הוצאות כזה מותנה באישור ועד העמותה.

מכרזים

1. תפקידים בעמותה שאינם מוסדות העמותה (ועד וועדת ביקורת), ארגון אירועים, ופעילויות, ייאוישו על ידי הועד במינוי או במכרז.
   1. הודיע הועד על מינוי ישיר, יכולים 5 חברי עמותה לדרוש קיום מכרז למינוי תוך עשרה ימים ממועד פרסום הפרוטוקול בנושא.
2. מכרז למינוי ייערך על פי הכללים הבאים:
   1. ראשית יפורסם המכרז, ובו דרישות התפקיד, בהודעה רשמית בפורום פעילים ו/או בפרוטוקול ועד. ההודעה תכלול את משך הזמן בו יקבל הועד תשובות למכרז.
   2. עם קבלת הצעות המועמדים, ידון הועד במועמדים, ויבחר מתוכם את הנראים לו כמתאימים לתפקיד.
   3. במידה ולא התקבלו הצעות עד תום מועד מכרז שפורסם, יוכל הועד לפרסם הארכה למכרז. בזמן ההארכה יוכל הועד לסגור את המכרז בכל עת.
   4. עם בחירת המועמד/ים, יפרסם הועד הודעה רשמית על כך בפרוטוקול ישיבתו הקרובה.
3. במידה ופנה פעיל לועד בהצעה לקחת על עצמו תפקיד אירוע או פעילות, יחליט הועד אם לקבל את הצעתו, להוציא מכרז או לדחות את ההצעה על פי שיקול דעתו.
4. במידה שפנה חבר עמותה לוועד בהצעה לפעילות חדשה יחליט הוועד רק האם לקבל או לדחות את ההצעה.
5. לא תתקבל הצעה בשכר במכרז של העמותה אלה אם המכרז אפשר מפורשות הצעות כגון אלו.
6. כנס ביגור ימשיך להתנהל עפ"י הנוהל הקיים בסעיף "מכרז לניהול כנס ביגור" בקובץ הנהלים.

מועדון העמותה

1. החברות במועדון העמותה תהיה ללא תשלום.
2. דמי הנפקת כרטיס חבר הם תשלום חד פעמי בסך 10 ש"ח.
3. קבלת ההנחות שהמועדון מעניק תהיה מותנית בהצגת כרטיס חבר.
4. בכנסי העמותה ניתן יהיה להצטרף למועדון ולזכות בהטבות במקום. בכנסים בהם העמותה שותפה, הדבר יהיה תלוי בהסכם למול השותפים בכנס.
5. רישום למועדון על ידי מי שאינו חבר בצוות המועדון יתבצע בהתאם לכללים אלו:

1. כל חבר עמותה, או מי שהוסמך על ידי חבר עמותה לסייע לו בארגון אירוע, רשאי לרשום חברים למועדון.
2. הרושם יקבל מן הנרשם את הפרטים הבאים: שם מלא, כתובת ומספר טלפון (רגיל ונייד), מס' תעודת זהות, כתובת דואל, ותאריך לידה.
3. במידה ולא ניתן להשיג את כל הפרטים הנ"ל, יקפיד הרושם לקבל לפחות את שמו המלא של הנרשם, מס' הטלפון וכתובת הדואל של הנרשם, בכדי לאפשר לאחראי המועדון להתחקות אחר החבר החדש.
4. פרטי החבר יועברו לצוות המועדון בהקדם האפשרי, ולא יאוחר משבוע לאחר קבלתם.

גרעיני העמותה

1. דרישות המינימום מגרעין עמותה הן:

1. קיום מליאה המסוגלת לקבל החלטות.
2. מינוי נציג או נציגים האחראים על הקשר עם ועד העמותה, לרבות עדכון על פעילויות מתוכננות, טיפול בכספים וקבלות וכולי.
3. פעילות במסגרת העמותה – כלומר, בהתאם להחלטות מליאת העמותה וועד העמותה.
4. לא יהיה אדם מועמד לתפקיד נציג מעצב מדיניות מטעם מליאת הגרעין אלא בהתקיים אחד מן התנאים הבאים:
   1. המועמד הינו מעל גיל 18.
   2. המועמד הינו חבר עמותה.
   3. המועמד הפקיד בידי מזכיר העמותה מכתב ובו הוא מבקש להצטרף לעמותה במידה ויבחר לתפקיד.

1. במידה ונציג מעצב מדיניות מטעם מליאת הגרעין אשר הינו חבר עמותה בחר לבטל את חברותו בעמותה בעודו מכהן כנציג כאמור, יראוהו כמי שהתפטר מתפקידו זה עם ביטול חברותו.
2. חובה על הגוף המנהל את הגרעין לפרסם פרוטוקול המפרט את החלטותיו, לא יאוחר משבועיים מיום קבלת ההחלטה.
3. הגוף מעצב המדיניות של הגרעין רשאי להדיח חבר במליאת הגרעין בגין אי עמידה בדרישות מחברי מליאת הגרעין, וזאת לא מוקדם משלושה חודשים לאחר בחירת הגוף מעצב המדיניות ולא מאוחר משלושה חודשים לפני בחירת הגוף מעצב המדיניות הבא.

צוותים

1. הועד יכול לרכז את העבודה בתחום מסויים בידי צוות עבודה. לצוות כזה תהיה הסמכות לקבל החלטות אופרטיביות בתחום עליו הוא ממונה, בכפוף להחלטות הועד ותוך עדכון הועד בנושא. מינוי צוות זה יכול להיות קצוב בזמן.
2. חברי הצוות יכולים לבחור את המבנה הארגוני שלהם, ובלבד שלכל צוות עבודה יהיה חבר שתפקידו איש הקשר של הצוות עם ועד.
3. ועד רשאי בכל זמן לפזר צוות עבודה.

מכרז לניהול כנס ביגור

1. מכרז לצוות מנהל של ביגור יוצא לכל המאוחר חודש לפני הכנס, וייסגר לכל המאוחר בסוף חודש אפריל.
2. תינתן עדיפות לצוות שיכלול מארגן מסגל הכנס הקודם.
3. אם לא התקבלו הצעות, הועד המכהן יגיש הצעה לארגון כנס ביגור על ידו.
4. ההחלטה על הצוות המנהל תתקבל בידי הועד הנכנס. הועד הנכנס לא יוציא מכרז חדש.
5. הועד הנכנס יכול לקבל את אחת ההצעות שהוגשו למכרז, את הצעת הועד הקודם לארגון ביגור, או להחליט על ארגון ביגור בעצמו.

תיוק וארכיון מסמכים

1. המסמכים המקוריים השייכים לעמותה (לרבות חוזים, טפסים, אישורים וכיוב') יישמרו על ידי מזכיר העמותה. בהגדרת מסמך יכללו כל חוזה, טופס, אישור, מכתב, הודעה או פרוטוקול החתומים בידי מורשי החתימה של העמותה באותה העת ו/או חוזה, טופס, אישור, מכתב,  או הודעה הנוגע לעמותה והחתום על ידי גורם רשמי אחר.
2. לאחר חתימה חוזה, קבלת מסמך, או שליחת טופס בשם העמותה, יש להעביר עותק חתום במקור (בין אם בחתימה מקורית או באישור העתק נאמן למקור) לידי מזכיר העמותה. יש להעביר המסמך תוך משבועיים מיום החתימה.
   1. אם נדרש המסמך לעבודה שוטפת של ממונה מטעם העמותה, או של חבר עמותה בעל תפקיד. ייחתם המסמך בשני עותקים מקוריים.
   2. אם נדרש המסמך לפי סעיף 2(א), ולא נחתם בשני עותקים מקוריים מכל סיבה שהיא, יועבר למזכיר העותק המקורי. העתק יישמר לצורך עבודה שוטפת
   3. אם נדרש העותק המקורי לפי סעיף 2(א) ולא נחתם המסמך משני עותקים מקוריים, יועבר למזכיר העתק מצולם של המסמך
3. כל חבר עמותה רשאי לבקש לעיין במסמכי העמותה. היה ולא ניתן לתאם פגישה בין מזכיר העמותה לחבר העמותה המבקש תוך זמן סביר מרגע הבקשה, יסרוק המזכיר את המסמכים המבוקשים לעיון ויעביר אותם בדואר אלקטרוני.
4. כל חבר עמותה אשר ברשותו מסמכים מקוריים, חתומים בידי גורם חיצוני ו/או מורשי חתימה של העמותה, מתבקש ליצור קשר עם המזכיר ולהעביר המסמכים לידיו, למעט מסמכים אשר עליהם חל סעיף 2(ג).
5. המזכיר יגבה המסמכים באמצעות סריקה ממוחשבת ויחזיק גיבוי סרוק של המסמכים בנפרד מן המסמכים.
   1. מותר כי הגיבוי יישמר אצל חבר ועד נוסף
   2. מותר כי הגיבוי יישמר על גבי רשת האינטרנט
   3. גיבוי ייבדק על ידי המזכיר הנכנס לתפקידו לאחר מועד הבחירות ויושלם במידה ונמצא מסמך אשר אין לו גיבוי סרוק.