העמותה

הדף הראשי
על העמותה
על המועדון
הגרעינים
הפעילים
התנדבות

הדף הראשון

הדף הראשון
הפורום
הגילדה
הפאה החמישית
הארכיון

פרוטוקול ישיבת ועד, 7 לאוקטובר, 2010

פרוטוקול ישיבת ועד העמותה למשחקי תפקידים בישראל, שנערכה בתאריך 7.10.10:

נוכחים:

יו"ר העמותה: ערן מולוט

גזבר העמותה: יבגני רזניקוב

מזכיר העמותה: גיא פלאוט

נושאי הדיון:

1. קבלת חברים חדשים – איתי גרייף וגל סורג'ון התקבלו כחברים בעמותה.
2. נוהל מכרזים – נוהל המכרזים שונה לנוהל הבא:
   1. תפקידים אירועים ופעילויות אשר יזם הוועד יאוישו במכרז עפ"י הכללים הבאים:
      1. ראשית יפורסם המכרז, ובו דרישות התפקיד, בהודעה רשמית בפורום פעילים ו/או בפרוטוקול ועד. ההודעה תכלול את משך הזמן בו יקבל הועד תשובות למכרז.
      2. עם קבלת הצעות המועמדים, ידון הועד במועמדים, ויבחר מתוכם את הנראים לו כמתאימים לתפקיד.
      3. במידה ולא התקבלו הצעות עד תום מועד מכרז שפורסם, יוכל הועד לפרסם הארכה למכרז. בזמן ההארכה יוכל הועד לסגור את המכרז בכל עת.
      4. עם בחירת המועמד/ים, יפרסם הועד הודעה רשמית על כך בפרוטוקול ישיבתו הקרובה.
   2. במידה ופנה פעיל לועד בהצעה לקחת על עצמו תפקיד אירוע או פעילות, יחליט הועד אם לקבל את הצעתו, להוציא מכרז או לדחות את ההצעה על פי שיקול דעתו.
   3. לא ישקול הועד הצעות בשכר למכרז מסוים אלא אם כן התפרסמה על-כך הודעה מפורשת.
   4. כנס ביגור ימשיך להתנהל עפ"י הנוהל הקיים בסעיף "מכרז לניהול כנס ביגור" בקובץ הנהלים.
3. אירועי חנוכה – המכרזים שהתקבלו הינם:
   1. אירוע דרקון-שע"ם באירגון מיכאל פבזנר וערן אבירם – גיא פלאוט יהיה חבר הוועד המלווה.
   2. אירוע פאבקון בארגון דימה ונגר – יבגני רזניקוב יהיה חבר הוועד המלווה.
   3. כנס כרמיקון 4 בארגון ניתאי וולפסון – יבגני רזניקוב יהיה חבר הוועד המלווה מהיותו חבר הוועד המלווה של הגרעין.
4. מיילים לגילדה מחברת הארה – ועד העמותה יוציא מכתב לחברת הארה בדרישה להפסיק להשתמש בגידה לצרכים מסחריים. הוועד מזכיר לרשומים בגילדה שתנאי השימוש בה מחייבים לכבד את בקשתם לא לשלוח להם מייל באם יבקשו זאת.
5. מורשי חתימה – הוועד הסמיך את חבריו (גיא פלאוט, ערן מולוט ויבגני רזניקוב) כמורשי חתימה בשם העמותה.
6. סיכום כנס נוקון – הוצג סיכום לכנס נוקון.
   1. סיכום נוקון: עקב הפיצול באירועי סוכות החליט ועד העמותה על אירוע עצמאי, וקיבל את ההצעה לנוקון – שם גג לאירועים שאינם כנסים רגילים. לדעת הוועד, הסיבה לביטולם של 2 מתוך שלושת הפרויקטים והעיכוב הגדול בתחילת העבודה על הפרוייקט היה חוסר בפיקוח מטעם הוועד על הנהלת הפרוייקט:
      1. לאחראי מטעם הוועד לקח כחודש לשים לב לחוסר התפקוד של מנהל הכנס.
      2. לאחראי מטעם הוועד לקח כשבועיים לארגן הנהלה חילופית ולהעביר את תפקיד האחראי מטעם הוועד לאדם אחר בשל סיבות אישיות.
      3. בשלב הזה התקיים דיון בוועד על האם לבטל את נוקון, והוחלט שמכיוון שיש פרוייקט אחד שרץ בוודאות (תהודה) – יש עוד טעם לנסות לקיים את הפרויקטים הנוספים.
      4. בשלב זה, בשל הקוצר בזמן, נשקלה האופציה של שכירת חדרים מהאייקון שנערך באשכול. בשל טעות של הוועד פורסם הדבר כאילו הוחלט על שיתוף פעולה (בניגוד להחלטת הוועד הקודמת). הוועד מזכיר לעצמו לשים לב לפרסומיו בעתיד.
      5. בסופו של דבר, כאשר נוקון נמצא תחת הנהלה חדשה, הוחלט לוותר על שני הפרויקטים האחרים (הנשף ושע"ם). עם זאת נאמר שמדובר על אירועים טובים שהוועד מקווה לבצע בעתיד.
   2. סיכום פרוייקט תהודה:
      1. ביום הראשון היו 17 נוכחים וביום השני 45.
      2. פרוייקט תהודה הצליח לבסס לעצמו שם של אירוע איכותי.
      3. פרוייקט תהודה הצליח לספק לשחקנים חווית משחק שאינם יכולים לקבל בבית – ובכך עמד במטרתו.
      4. פרסום:
         1. פרסום אינטרנטי – היה פרסום מוצלח בפייסבוק ומייל לחברי המועדון. הנוכחות של הכנס באתר העמותה לא הייתה מספקת.
         2. עקב החלטת הוועד שלא להצטרף לאף אירוע אחר בסוכות, לא הייתה אופציה לפרסום באירועים אחרים.
         3. לדעת הוועד הסיבה לנוכחות הנמוכה ביום הראשון הייתה שמדובר בפרוייקט חדש שעומד מול אירועים גדולים וברגע שהתברר שמדובר על אירוע איכותי – כמות הנוכחים גדלה משמעותית ביום השני.
      5. כשלים הפקתיים: במהלך הערב הראשון של נוקון הוחלט ע"י צוות ההפקה על ביטול היום השני. ההחלטה נעשתה בלי להתייעץ עם איתמר פארן, מנהל הפרוייקט. בעקבות כך החליט מנהל הפרוייקט לקחת על עצמו את קיום היום השני של האירוע על כך הכרוך בכך. הוועד מוצא בכל מספר כשלים:
         1. לא הייתה התייעצות תקינה של צוות ההפקה עם הוועד בנושא.
         2. לא היה מקום להגיע להחלטה על ביטול האירוע ללא התייעצות עם מנהל הפרוייקט.
         3. במהלך האירוע לא הייתה נוכחות קבועה של איש הפקה באירוע.
         4. לא ייתכן מצב שבו פעיל לוקח על עצמו קיום אירוע של העמותה – אחת ממטרותיה של העמותה היא להיות גוף תומך בפעילים בכך שהיא מספקת סיוע להרמת אירועים.
      6. ועד העמותה מודה למארגנים ולמנחים על השקעתם וישמח לראות המשך לפרוייקט זה.
7. דיון על ניהול מרוכז של ציוד העמותה – הוועד יוציא מכרז לרכז לוגיסטי עמותתי שירכז רשימת ציוד, מקומות ונושאים לוגיסטים נוספים, ידאג לעדכניותם ויעמידם לרשות מנהלי האירועים של העמותה.
8. סטאטוס ביגור – הועבר ע"י ערן.
   1. ישנה תבנית לאתר ביגור, התכנון לעליית האתר הוא תחילת חודש נובמבר.
   2. ממשיך החיפוש אחר מקום.
   3. בשל המשך החיפוש אחר מקום – התקציב אינו סופי.
   4. לו"ז ההפקה של ביגור הועבר לוועד.
   5. גיוס האנשים לסגל ביגור מתקדם – גיוס סגל הלוגיסטיקה הסתיים, גיוס אנשי התוכן ממשיך.
   6. עדיין אין תוכנית פרסום לביגור – עקב הזמן שנשאר עד ביגור, זה נראה לוועד סביר ביותר.
   7. החלה העבודה על פרויקטי התוכן הגדולים.
9. התנדבות אנשים לשכתוב הגילדה – עלתה הצעה מצוות הפונדק לכתיבת מערכת גילדה חדשה שתופעל מחדש ע"י העמותה והפונדק. ועד העמותה ידון עמם על הנושא.

גיא פלאוט, מזכיר העמותה