פרוטוקול ישיבת ועד העמותה למשחקי תפקידים שנערכה בתאריך ה-26.10.2011
נוכחים (טלפונית):
חגי אלקיים – יו"ר העמותה
יבגני רזניקוב – גזבר העמותה
ערן זבולון – מזכיר העמותה
1. סיכום ועד לאייקון.
אייקון היה מוצלח, גדול ומשמעותי. ועד העמותה מרוצה מההסכם עם אייקון. הועד מודה למיכאל פבזנר בתפקידו כאחראי תוכן מטעם העמותה למשחקי תפקידים, לאנה בילצקי בתפקידה כעוזרת לאחראי תוכן למשחקי תפקידים, לראשי הפרוייקטים אשר לקחו על עצמם לארגן פעילויות מגוונות ומהנות למשתתפי אייקון, למנחים ומרצים אשר תרמו מזמנם לתחום משחקי התפקידים.
הפקת לקחים: מזכיר העמותה יסכם את הפקת הלקחים המפורטת עם אחראי משחקי התפקידים באייקון ויפרסם מסמך לשאר חברי העמותה.
לצערינו, לא התקיים אירוע "פגוש את הועד" או מפגש עמותה. התכנון הוא לקיים את המפגש בכנס ביגור הקרוב.
עדיין נדרש לשפר ניראות העמותה, את כמות הפעילויות ובמיוחד את שיתוף פעולה בין תוכן המשחקים לבין אייקון ברמת ההפקה שכן במהלך האירועים נתברר כי היו קצרים בתקשורת וכי אחראי ההפקה לא תמיד היו מודעים לכלל הדרישות והאירועים.
2. דיון בנושא מועדון העמותה – מדיניות כרטיסי החבר.
באייקון נערך פיילוט בנושא הפקת כרטיסי חבר. החלטת הועד בנושא מדיניות הפקת הכרטיסים:
- החברות במועדון העמותה הינה חינם
- דמי הנפקת כרטיס הם תשלום חד פעמי בסך 10 ש"ח.
- קבלת ההנחות שהמועדון מעניק תהיה בהצגת כרטיס חבר מועדון
- בכנסי העמותה ניתן יהיה להצטרף למועדון ולזכות בהטבות במקום. בכנסים בהם העמותה שותפה, הדבר יהיה תלוי בהסכם למול השותפים בכנס.
3. עדכון יום תיאוריה
פרסום ראשוני יצא ב-1/11/2011. מבנה התוכן הראשוני נכתב, כאשר קיימת כוונה לפרסם את התוכן אשר יום העיון ייצור (בחינם, בכפוף להסכמת המרצים / מנחים). עדיין מחפשים אחר מקום לבצע את יום העיון.
4. עדכון כנסי חנוכה
כרמיקון – בוצע תיאום עם המקום. מתחיל גיוס מנחים. מתחיל פרסום בפייסבוק. יתקיים בימי ראשון-שני (ה-25-26 לדצמבר) בחנוכה.
כנס בירושלים – הועד יוציא קול קורא לארגון כנס בירושלים. בקול קורא תהיה התייחסות לכנס אפשרי בירושלים כאירוע מקדים לביגור.
5. החלטה בנושא שת"פ משחקים חיים
הועד הסמיך את יו"ר העמותה לנסח טיוטה סופית על בסיס הקיימת והערות חברי העמותה, לערוך שינויים כנרדש בחוזה ולנהל מו"מ בנושא. יש להבהיר כי הניהול הכספי של האירועים יהיה דרך העמותה. חוזה סופי יפורסם לחברי העמותה ויאושר על ידי ועד העמותה.
6. פרסום מכרז לכנס דרקון בחנוכה
לאור בקשת חברי עמותה, התקיים דיון בנושא דרקונים בקרב חברי הועד. הועד מעוניין להמשיך לקיים כנסי דרקון כחלק משיתוף הפעולה עם חברת מאנקי-טיים. הרעיון להמשיך תוך שיתוף עם חברות החוגים הקטנות.
דיון נרחב יותר על אופיו של הדרקון וקיומו בעתיד יתקיים בפורום הסגור בשיתוף כלל חברי העמותה.
מכרז לארגון כנס דרקון יישלח על ידי מזכיר העמותה לעיון הועד ולאחר מכן פרסומו.
7. דיון בנושא שיפור התקשורת בין חברי העמותה לועד
לאחרונה קיימת תחושה כי אין קשר רציף עם הועד. הועד שותף לתחושה זו ועל כן עלו מספר אמצעים לשיפור הקשר בין הועד לחברי העמותה.
הועד יעשה מאמץ לשתף את חברי העמותה בנושאים על הפרק בפורום חברי העמותה. כמו כן יעדכן באופן שוטף יותר, בסדר גודל של אחת לשבועיים, בפורום.
הועד מבהיר כי כתובת הדוא"ל של חבריו, כמפורסם בדף "צור קשר" זמינה לכל חבר עמותה הרוצה לתקשר באופן אישי עם הועד או אחד מחבריו.
בהקשר זה, הועד יפעל לפרסם רשימת תפקידים נדרשים לעמותה בפורום חברי העמותה.
8. ארגון סמינר עמותה ע"פ הצעתו של יו"ר העמותה
מדובר בגיבושון עבור חברי עמותה. האירוע יתקיים במתכונת משולבת של אירוע "פגוש את הועד" יחד עם "פיקניק עמותה"
ערן זבולון
מזכיר העמותה למשחקי תפקידים
