פרוטוקול ישיבת ועד העמותה למשחקי תפקידים שנערכה בתאריך ה-09.06.2012

נוכחים:
מיכאל גורודין – יו"ר העמותה
יבגני רזניקוב – גזבר העמותה
הדר רייזמן – חברת ועד העמותה
חגי אלקיים – חבר ועד העמותה
ערן זבולון – מזכיר העמותה

חברי הועד היוצא עדכנו את חברי הועד הנכנס בפרוייקטים הרצים, במכרזים לפעילויות אשר נתקבלו ובהתחייבויות העמותה. להלן פירוט העדכון:

1.1. פעילויות בהתהוות:

• ערב תיאוריה שיעסוק בנושא של תפקיד המנחה: הועד אישר את ההצעה לארגון האירוע. מנהל האירוע – מיכאל גורודין. לוגיסטיקה – מתן מור.
• כנס פאבקון בנושא סופר גיבורים: הועד אישר את ההצעה לארגון האירוע. מנהל האירוע – ערן ויס, לוגיסטיקה – גילי כהן ארזי. האירוע נמצא בשלבי חיפוש מקום וגיבוש תוכן
• פסטיבל אייקון למדע בדיוני, פנטזיה ומשחקי תפקידים: גיוס צוות הסתיים, וגיוס תוכן משחקי התפקידים החל בשבוע האחרון.
• כנס אימה בקיץ בארגון דימה ונגר. הועד קיבל את הצעה לארגון הכנס.

1.2. הצעת רומ"ח למיקום פעילויות – הועד קיבל הצעה מרומ"ח, המעוניינים שנערוך אצלם פעילות פעם בשבוע. הנושא יידון בישיבה הבאה במסגרת תכנון הפעילות לתקופה הקרובה.
1.3. אישור ניהול תקין 2013 – אנו נמצאים בסיום קווסט הניהול התקין, צריכים לסיים קצת טופסיאדה כדי לקבל אישור לשנת 2013.
יש לסגור את הסכם משחקים חיים עם "צוות המשחקים החיים". מטרת ההסכם היא להגדיר את שיתוף הפעולה בין העמותה לצוות, במסגרתו תיתן העמותה תמיכה (כלכלית ובירוקרטית) לאירועי "הצוות".
1.4. סיום הטיפול הספריית העמותה – בהמשך להחלטת ועד קודמת שקבעה כי אנו מפסיקים את פעילות הספריה כפי שהיא כיום, יש לדבר עם מספר תורמים בנושא הספרים אשר תרמו ולוודא כי בסיום התהליך יוחזרו הספרים לבעליהם או יישארו כתרומה בספריית העמותה
1.5. הסכם מחסן – בשלב זה נותר לועד לחתום על הסכם המחסן מול העמותות השותפות האחרות.

ברי הועד הסדירו את אופן פעילות הועד וקבעו כמות מינימלית של חברי ועד לצורך קיום ישיבת ועד. ככלל, הוסכם כי מצב בו שני חברי ועד לא מגיעים לישיבת ועד אינו רצוי, אלא אם אנחנו נמצאים בתקופה עמוסה (כגון לפני ביגור) ואז מותרת ישיבת ועד של שלושה חברים. יודגש כי מצב זה הוא בגדר חריג. לפני ביגור יכולים להיות עד שני חברי ועד שמתגייסים לטובת ביגור ושלושה חברי ועד אשר לא יקחו על עצמם תפקידי סגל או תפקידי ארגון פרוייקיטים בביגור. הוסכם כי חברי הועד ייתאמו ביניהם לקרת תקופות עם פוטנציאל עומס שכזה כדי לוודא שגם בעומס גדול נשארים לפחות שלושה חברי ועד פנויים לקיום ישיבות סדרות וניהול שוטף של העמותה.
ישיבת ועד תתקיים אחת לחודש, בתקופה הקרובה ישתדל הועד לקבוע ישיבה לפחות אחת לשלושה שבועות. בנוסף, שיחת עדכון שבועית בימי שישי בשעה 16-17 – אלה אינן ישיבות ועד, אלא רק עדכונים שוטפים שאורכים כעשר דקות לצורך שמירה על קשר ועדכון.
מיילים ארגוניים: תמשך עבודה עם המייל הארגוני. עדכונים לגבי יצירת קשר עם הועד יימסרו לחברי עמותה ויפורסמו בעמוד "צור קשר" ועמוד ה-"פעילים" באתר העמותה.

ועד העלה רשימה של נושאים אשר לדעתו חשובים ו/או דחופים לטיפול בעמותה. במהך סיעור המוחות בועד עלו הנושאים הבאים:
3.1. פורום העמותה – מיכאל הציע לסגור את הפורום הסגור, וביקש שהנושא יעלה לדיון בישיבת הועד הבאה. מיכאל מציע תקשורת ארגונית בדמות מייל חודשי לכלל חברי העמותה. מיכאל התנדב להיות אחראי על כתיבת המכתב החודשי.
3.2.תחום האינטרנט – הדר רייזמן אחראית על נושא ה"אינטרנט", תחזוקת האתר, העמותה בפייסבוק וכיוב'. הפעילויות הדחופות יהיו הפיכת קבוצת הפייסבוק של העמותה לדף פייסבוק ועדכון עמוד השער של אתר הבית של העמותה.
3.3. משחקים חיים – חגי אלקיים ישמור על קשר עם צוות המשחקים החיים. מאחר ונדרש עדיין לחתום על חוזה עם הקבוצה, יו"ר העמותה ידבר עם דניאל גינת בקרוב.
3.4. תקציב שנתי – באחריות יבגני רזניקוב. יש לדון בנושא "דמי חבר" ולהעלות את הנושא לדיון בקרב חברי העמותה. החלטה בנושא תתקבל על ידי המליאה ולא על ידי הועד. תקציב שנתי יגובש בישיבת הועד הקרובה.
3.5. השגת מימון – במהלך השנה הקרובה ירצה הועד לצאת לקווסט השגת כסף לעמותה, בפרט פנייה למשרדי ממשלה או קרנות לצורך גיוס מימון.
3.6. קשר עם גופים וארגונים – הועד ירצה להתקשר עם כמה שיותר ארגונים בתוך תחום משחקי תפקידים (חברות חוגים, אתרי אינטרנט, חברות מסחריות) וגופים שונים בשאיפה לייצר שיתופי פעולה פוריים.
3.7. כוח אדם ופעילים – נדרש דיון בנושא פיתוח כוח אדם בעמותה.
3.8. "ארגז כלים" – הועד מעוניין לפתח "ארגז כלים" עבור העמותה. רשימה של "דברים שאנחנו עושים טוב" ויהוו את השירותים והעזרה שהעמותה תוכל להציע לפעילים שונים בחום משחקי התפקידים בארץ.
3.9. קשר מחוץ לעמותה – הועד מעוניין לקיים קשרים אל מחוץ לעמותה על מנת לקדם את פעילות העמותה, לאו דווקא בתחום הארגונים אשר כבר פועלים בקרב קהילת שחקני התפקידים כיום.
3.10. תוכנית שנתית – חברי הועד ציינו ארבעה תחומים חשובים במיוחד לדעתם: תקשורת עם חברי העמותה והגיבוש הארגוני; תחום האינטנרט; שת"פים עם גופים וארגונים שונים; פיתוח "ארגז הכלים". הנ"ל יהוו את הבסיס לגיבוש תכנית הפעילות השנתית בישיבת הועד הבאה. לפני כן, ייפתח דיון בפורום, על מנת לשמוע את דעותיהם של חברי העמותה בנושא. בפגישה הבאה יגדיר הועד יעדים קונקרטיים שאפשר לבקר אותם עד לסוף שנת הפעילות של הועד.

הועד קיבל את מכרז ביגור שהוגש על ידי גיא קובל. לפני תחילת העבודה על הכנס, יפגש הועד עם גיא קובל, מגיש המכרז, כדי לקבוע יעדים לכנס ולעבור על נקודות שבהן עלולים להיות חילוקי דעות פוטנציאליים בין הועד למנהל הנבחר.

כל חברי הועד מונו למורשי חתימה של העמותה.
יבגני רזניקוב וערן זבולון יישארו מורשי החתימה של העמותה בחשבון הבנק.

חברי הועד החליטו לחלק ביניהם את תחומי האחריות אשר עלו בישיבה הנוכחית. המשך חלוקת האחריות יתבצע לפי הצורך בישיבות הועד הבאות.
חבר ועד מלווה ביגור – ערן זבולון
חבר ועד מלווה אייקון – יבגני רזניקוב
אחראית תחום אינטרנט – הדר רייזמן
ישיבות מליאה ופיתוח ארגוני של העמותה – חגי אלקיים

הועד מעוניין לקדם את הפעילויות המפורטות להלן כפעילויות המיועדות לחברי עמותה או לאנשים הקרובים לעמותה ובעלי עניין בתחום המשחקי התפקידים.
7.1. דיון שולחן עגול – אחד לחודשיים, כל פגישה כזאת היא דיון פתוח על נושא מסויים ומוגדר, אליו יוזמנו חברי עמותה ופעילים הקשורים לתחום, וכל אדם שירצה לשמוע ולהישמע. שולחן עגול ראשון יהיה על תחום האינטרנט, שיתקיים בסביבות סוף חודש יולי או תחילת חודש אוגוסט.
7.2. אסיפות מליאה – הועד מעוניין לקיים ארבע אסיפות של מליאת העמותה בשנה. פגישה רבעונית של מליאת עמותה הקרובה מיועדת לחודש ספטמבר. מטרתה העיקרית של אסיפה זו תהיה לקבל החלטה על הכיוון בו ירוכזו מאמצי העמותה בתקופה שבין סוכות לחנוכה.
7.3. סמינר העמותה – במתכונת מצומצמת ע"פ הצעתו של חגי אלקיים במהלך תקופת כהונתו כיו"ר. סמינר העמותה יהיה במתכונת של מספר דיונים במקביל בנושאים מצומצמים וממוקדים ויכלול מפגש חברתי של חברי העמותה.

יבוצע בישבת הועד הבאה

הועד עבר על משימות שוטפות לתקופה הקרובה.
נדרש להשלים דיווח לרשם העמותות על פעילות העמותה ב2011. נדרש לעדכן את רשם העמותות בהחלטות הישיבה הנוכחית – באחריות ערן זבולון.