פרוטוקול ישיבת ועד העמותה למשחקי תפקידים שנערכה בתאריך ה-22.07.2012

נוכחים:
מיכאל גורודין – יו"ר העמותה
יבגני רזניקוב – גזבר העמותה
הדר רייזמן – חברת ועד העמותה
חגי אלקיים – חבר ועד העמותה
ערן זבולון – מזכיר העמותה

1.1 כנס דרקוניקון אשר מתארגן בשיתוף ובסיוע של העמותה, נתקל בבעייה בסעיף הביטוח. מאחר ומדובר בהרחבת הכיסוי הביטוח של העמותה על מנת לעמוד בתנאים, ייתכן והדבר יגרור הוצאה כספית של העמותה להגדלת הכיסוי הביטוחי. קיום הכנס חשוב לחברי הועד, וכמו כן סיוע לכנסים ופעילויות משחקי תפקידים, ועל-כן הועד מוכן לעמוד בהוצאה כספית זו. עלות הגדלת הכיסוי הביטוחי עומד על 1200 ש"ח. 

1.2. טרם נקבעה פגישה עם עיריית מודיעין בנושא קיום ביגור 13 בבית הספר הדמוקרטי. הנושא במעקב הועד.

1.3. מאחר ולא נמצא מקום מתאים תחת אילוצי זמן ותקציב, תבוטל התוכנית לקיום פעילות פאבקון במהלך הקיץ.

1.4. בהמשך להחלטת הועד הקודם לסגור את ספריית העמותה, לסדר את נושא הבעלות של הספרים ולהשיב לדורשים את ספריהם מתוך ספריית העמותה, יצר הועד קשר עם תורמי הספרים. מאחר וחלק מהתורמים מבקשים חלק מספריהם בחזרה, עדכן אותם הועד בנושא הספרים אשר נמצאים והספרים החסרים. במקרה של ספרים אשר לא ניתן להשיב, סוכם כי יפוצו תורמי הספרים בסכום כספי או בשווה ערך אחר בספרים.

1.5. נקבע תאריך לשולחן עגול בנושא אינטרנט בעמותה. השולחן העגול יערך בתאריך ה-2 לאוגוסט. הועד מחפש מקום מתאים הן מבחינת קיבולת, נוחות ומרכזיות.

1.6. ישיבת מליאה ראשונה לשנת פעילות זו תערך ב-6 לספטמבר. מיקום ונושאי הישיבה יפורטו לחברי העמותה בנפרד. מהות הישיבה תהא, מלבד עדכון לקראת אייקון, החלטה על הפרוייקט בו ירוכזו מאמצי ומשאבי העמותה בתקופה שלאחר סוכות.

1.7. יו"ר העמותה ערך פגישה עם אוריין (חברת מאנקי-טיים) לצורך קידום שיתופי פעולה. המסקנה העיקרית מהפגישה הייתה כי למרות רצון משני הצדדים לשיתוף פעולה טוב יותר, הדבר לא מתקיים היום. הסיבה העיקרית היא כי עד היום שיתופי הפעולה הוגבלו לנושאים מאוד מצומצמים, כמו דוכן בכנס ביגור. לכן, כל אחד מהגופים לא מכירים מספיק את הצד השני, ולכן לא יודעים איפה ניתן לשתף פעולה. בפגישה הועלו כמה רעיונות קונקרטים לתחילת גשושים לחיזוק הקשר: הנחות לחברי המועדות, הזמנות מרוכזות של מוצרים לראת אירועים מרכזיים (בעיקר פסח וסוכות), תמיכה בכותבים ובנושאים שונים הקשורים להוצאה לאור של מוצרים מודפסים. הנושא באחריות יו"ר העמותה, כשהמטרה היא לנסות להתחיל להוציא לפועל את הרעיונות הללו כבר בתקופה הקרובה.

ע"פ הערכות הדו"חות הכספיים לשנים 2005-2011, הועד מעריך כי לאחר שקלול ההכנסות למול ההוצאות המתחייבות מתפעול העמותה נותר כסף מספיק למספר פרוייקטים. הועד ערך סיעור מוחות בנושא פרויקטים אפשריים. פרוייקטים אלו יידונו בישיבת המליאה הקרובה. ההערכה התקציבית נתונה בקישור הזה. 

הפעילות הבסיסית של העמותה
ההוצאות הבסיסיות של העמותה כוללות את התשלום על הביטוח, כנס ביגור 2013, ישיבות המליאה, קיום שולחנות עגולים, והוצאות מנהלה כגון הוצאות דואר, אתר אינטרנט וכיוב'.

תקצוב פרוייקטלי
לאחר הפחתת הוצאות הבסיס של העמותה, הועד העלה רעיונות לפרוייקטים אותם ניתן לממש ולממן במהלך השנה. הרשימה המפורטת להלן הינה רשימת רעיונות אותה העלה הועד. בישיבות המליאה השנתיות, ייקבעו חברי המליאה באילו מהפרוייקטים יושקעו משאבי העמותה. כמובן שלקראת ישיבות אלה חברי עמותה וכל אדם אחר העוסק בתחום יותר ממוזמנים להציע רעיונות נוספים. לקראת ישיבת העמותה בספטמבר, יציג הועד לחברי העמותה בצורה מסודרת את רשימת הרעיונות, כולל הערכות הנוגעות לתקציב, כ"א וכו', כדי לקיים דיון פרודוקטיבי ולקבל החלטה אופרטיבית.

אפשרויות לפרוייקטים: מלגות כתיבה, מלגות אקדמיות, יצירת קשר עם VIP מחו"ל ואירוח, יצירת ערכת הדרכה (דבר מודפס, PDF מעוצב), הדפסת אוגדן (איכותי יותר), מסיבת וויקיפדיה אל תוך הלילה.

בשלב זה הועד החליט לקחת את הרעיון של מלגה אקדמית ולבחון כיציד ניתן ליישם את הרעיון. חגי אלקיים נבחר כחב ועד אחראי לנושא.

דרכים ואופציות לייצר מקורות הכנסה
על מנת לייצר מקורות הכנסה נוספים לצורך תקצוב של יותר פרוייקטים אפשריים, הועד דן באפשרות לייצר שיתופי פעולה וחסויות, אפשרות ליצור אוסף מוצרי עמותה (מרצ'נדייז), או לנסות ולהפעיל אירועים עם צפי רווח.

בהמשך לנסיון לשכור מחסן משותף לעמותה למשחקי תפקידים, לאגודה הישראלית למ"ב ופנטסיה ולעמותת טולקין ישראל, הועבר ההסכם לעיון חברי העמותה לפני חתימה על ההסכם. לאור הערות שנתקבלו מחברי העמותה סוכם עם הארגונים האחרים כי ינוסח תיקון להסכם הכולל את הסתייגויות הועד.

הועד דן בנושא סגירת הפורומים הסגורים. לאחר דיון קצר הוחלט להעלות להצבעה את האופציות הבאות:
4.1. סגירת הפורום הסגור, וקבלת החלטה נוספת בנושא לאחר חצי שנה.
4.2. השארת הפרום הסגור על כנו תוך העברת הדיונים לפורום הפתוח ככל הניתן וקבלת החלטה נוספת בנושא לאחר חצי שנה.
הועד החליט שלא לסגור את הפורום הסגור למשך חצי שנה. במהלך חצי שנה זו תונהג מדיניות של דיונים בפורום הפתוח ככל הניתן תוך העברה אקטיבית של דיונים שאינם חסויים (על-פי קריטריונים אותם יפרסם הועד לחברי העמותה) לפורום פתוח.

5.1. הועד החליט לבטל את סעיף c-iii בנוהל הועד והמליאה הקובע כי נוהל זה חל על גורמים מעצבי מדיניות בגרעין המחויבים להיות חברי עמותה. הועד החליט כי אין זה ראוי לחייב אדם להיות חבר עמותה בניגוד לרצונו ועל כן הנושא יוסדר באופן פרטני ולא באופן מחייב בנוהל. מובהר כאן כי בניגוד לדעה רווחת, אין חברי העמותה מתחייבים כלכלית לעמותה. 

5.2. הועד החליט לבטל את נוהל השקיפות. הנוהל קובע כי "הועד יתנהל בשקיפות בנושא העמותה והמועדון". נוהל זה אינו מפרט כיצד לנהוג, אלה מצהיר בלבד כי הועד מתנהל בשקיפות. מאחר והועד מעוניין להשתמש בקובץ הנהלים ככלי עבודה יעיל, מוצא הועד לנכון כי אין מקום לסעיפים הצהרתיים אשר אינם מספקים הוראות ואופן פעולה ברור. הועד יבחן את נושא השקיפות הנדרשת בחוק, ועל ידי חברי העמותה, ובמידת הצורך ינסח נהלים אופרטיביים בנושא.