פרוטוקול ישיבת ועד העמותה למשחקי תפקידים שנערכה בתאריך ה-02.11.2012
נוכחים:
מיכאל גורודין – יו"ר העמותה
יבגני רזניקוב – גזבר העמותה
הדר רייזמן – חברת ועד העמותה
חגי אלקיים – חבר ועד העמותה
ערן זבולון – מזכיר העמותה

1.1. עדכון ביגור – התקיימה פגישה בעיריית מודיעין בנושא קיום ביגור בבית הספר הדמוקרטי בעיר בשנה הבאה.
1.2. הועד דן בנושא אי הפעילות לאחר אייקון. לדעת היו"ר, קיימת התנהגות אירגונית של לגיטימציה של חוסר פעילות לאחר אייקון (סוכות) ולאחר ביגור פסח (פסח). על מנת לנסות ולהתמודד עם התופעה ימונה חבר ועד "תורן" אשר תפקידו יהיה להציק לחברי הועד האחרים כדי למנוע את אי הפעילות.  חגי מונה להיות חבר ועד תורן עבור פסח הקרוב.
1.3. עדכון אינטרנט – יש דף פייסבוק , יש קבוצה, יש קצת בעיות עם פרסום הדף כי המדיניות של פייסבוק השתנה. כנראה שלא נעמוד ביעד כמות לייקים.

הועד מברך את ענבר רובין על הצעתו לפעילות סטודנטים בירושלים, וישמח להציע לענבר כל עזרה שתידרש.

בשלב ראשון הועד מבקש מכל מוביל פרוייקט להתחיל במסמך תכנון הכולל לו"ז והערכות תקציב. כמו כן יש לעדכן את חבר הועד המלווה במצב הפרוייקט.

פרוייקט המרצ'נדייזים – מובילה: הדר רייזמן, חבר ועד מלווה: מיכאל גורודין.

מסגרת הפרוייקט נערך כרגע תהליך בירור של ספקים לשלב הראשון שלו, ייצור קוביות עמותה. הועבר מסמך המרכז יצרני קוביות פוטנציאלים, ולאחר שיגובשו מסקנות הפרוייקט ימשיך בהתאם להן.

פרוייקט כתיבה – מוביל: עמית ורטהיימר, חבר ועד מלווה: חגי

נבנה לו"ז עבודה מרכזי, הפרוייקט בתהליך הגדרת משימות משנה, לפני תחילת העבודה בפועל.

פרוייקט עזרה לכותבים ("פרוייקט כיתה ו") – מוביל: מיכאל פבזנר, חבר ועד מלווה: יבגני רזניקוב.

הפרוייקט תעכב בגלל עבודה על אייקון. בוצעו שיחות מקדימות עם מספר אנשים שהביעו נכונות לעזור. לו"ז עבודה בבניה.

מאחר וטרם בוצע סיכום מסודר של הפעילים, ימשיך סיכום אייקון גם לישיבת הועד הבאה. יש לכנס את הפעילים המרכזיים בנושא משחקי התפקידים ולסכם באופן מסודר את ההתנהלות מול אייקון.
מנתונים כספיים ראשוניים עולה כי העמותה הרוויחה באייקון 2012 כ-15 אש"ח. מספרים מדוייקים יימסרו לחברי העמותה לכשיהיו זמינים באמצעות הדו"ח הכספי לשנת 2012.

אפיון שת"פ ודרכי התנהלות מול אייקון – לדעת הועד יש בעייתיות בנושא ההיררכיה, חלוקה לדרגים וקביעת חבר הסגל האחראי על דיווח מסודר לועד העמותה. נדרש לארגן פגישה בנושא עם מנהלי אייקון ועם חברי הסגל האחראים למשחקי תפקידים על מנת להפיק את הלקחים ולבחון את המשך ההתנהלות מול אייקון בכדי למנוע קצרים ונתקים בתקשורת בין העמותה להנהלת הפסטיבל.

5.1. אייקון – לאור שנתיים של עבודה בפורמט מסוים, ולאור שינויים בשנה האחרונה, נעלה להחלטה האם להשאיר את הפורמט פחות-או-יותר אותו הדבר, לבצע שינוי מהותי או לצאת מאייקון
5.2. ייעדי הועד – דיווח הועד על סטאטוס היעדים
5.3. עדכון ביגור – עדכון חברי העמותה במצב ביגור
5.4. פרוייקטים – עדכון חברי העמותה במצב פרוייקטים 

תאריך מליאה נקבע ל- 13/12/2012, 19:00

תקציב כרמיקון אושר. הכנס יתקיים בתאריכים 10-11/12/2012